Cómo escribir un procedimiento operativo estándar perfecto
Hola, ¡me alegro de verte de nuevo por aquí!
Hoy vamos a revisar un aspecto muy importante de tu vida profesional al que quizás te hayas enfrentado alguna vez o quizás estés a punto de hacerlo.
El tema de hoy es: Cómo escribir el mejor email de bienvenida para tu nuevo empleado o recién contratado.
Pero antes, como siempre, puede que se pregunte: ¿Por qué tengo que leer este artículo? Ya sé cómo escribir correos electrónicos, lo hago todos los días. DESAYUNO CORREOS ELECTRÓNICOS. Pues bien, no se trata sólo del correo electrónico, sino de lo que hay detrás. Se trata del proceso de incorporación.
El proceso de incorporación de un empleado no es sólo un día en el que das la bienvenida a tus nuevos empleados y les dices dónde se va a ubicar su nueva oficina (al menos no sólo). Un proceso de incorporación adecuado comienza días o incluso semanas antes, básicamente desde el momento en que una vacante se solicita para el puesto hasta 1 día antes de empezar.
Son muchas las etapas por las que puede pasar este proceso y vamos a explorarlas en este blog. Por lo tanto, asegúrese de mantenerse al día con nuestros artículos.
Como puede ver, una de estas etapas es el correo electrónico de bienvenida. Un correo electrónico de bienvenida es la primera vez que tiene contacto directo con el nuevo empleado seleccionado, por lo que debe asegurarse de que sea el mejor. Recuerde que nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión, incluso si es usted quien contrata a las personas.
Para escribir el mejor email de tu vida debes tener en mente a qué tipo de personas te diriges. Este será el eje de tus decisiones a la hora de escribir el email. Y, como siempre, la planificación previa será fundamental. Lo primero que debes hacer es investigar y recabar información sobre tu nueva contratación. Esto te ayudará a determinar quién va a ser tu nuevo empleado:
- ¿Qué edad tienen?
- ¿Será un correo electrónico informal o formal?
- ¿Cuál es su jerga? ¿Cómo hablan?
- ¿De dónde vienen? ¿Es su primer trabajo?
Todo esto te ayudará a empatizar con ellos y a entender cómo se comportan. Una vez tengas el perfil en mente, puedes empezar recordándoles la buena noticia: ¡han sido seleccionados para el puesto! Ten en cuenta que este email debe tener un tono acogedor y servicial.
A continuación, debe preguntarse qué necesitarán para empezar en su empresa. Recuerda que, aunque te conozcan, la cultura de tu empresa tiene un valor intrínseco difícil de transmitir, así que actúa con la idea de que no saben nada de ti.
- Información sobre la fecha de inicio
- Horas de trabajo
- Programa su primer día (o semana, en caso de que el proceso de incorporación sea largo).
- Ubicación de la oficina o espacio de trabajo
- Instrucciones para cuando lleguen al lugar (por ejemplo: "Dígale a la recepcionista por qué está aquí y ella le guiará")
- Actos especiales para la incorporación (prácticas de formación de equipos; almuerzo con el equipo)
- Información personal de contacto (recuerda que serás su guía en este proceso, necesitan tener una persona de referencia)
Consejo: No te ciñas a estas pautas y adáptalas a tu propia empresa y a tu propia cultura. Será un factor altamente diferenciador para crear un entorno cálido y acogedor.
Aquí hemos creado dos ejemplos de correos electrónicos de bienvenida, uno es informal y el otro tiene un tono más formal.
Asunto: ¡Bienvenido a la familia!
Hola[nombre del empleado], ¡bienvenido a bordo!
Me llamo[inserte su nombre] y seré su guía en este proceso. Me alegro de que empieces con nosotros en [nombre de la empresa], espero que el proceso no haya sido duro. Si estás aquí es porque ¡seguro que serás una pieza muy valiosa en nuestro equipo!
De todos modos, quería recordarles que empezaremos el 2 de abril. Nuestro horario habitual empezaría entre las 8 y las 9 de la mañana, pero el primer día os ruego que vengáis a las 9:30 y nos reuniremos en la oficina principal[insertar ubicación de la oficina]. Cuando estéis allí, preguntad por mí a Thomas (nuestro recepcionista) y vendré a daros la bienvenida.
Sólo un vistazo rápido: De 9:30 a 11:00 te enseñaré las instalaciones y después te reunirás con Fred, tu jefe de departamento para que os conozcáis. Recuerda que almorzaremos con él y otros jefes de departamento en la cafetería, junto al departamento de informática, ¡te encantará! Si tienes algún problema para comer, dímelo y lo organizaremos adecuadamente.
En[nombre de la empresa] no tenemos ningún código de vestimenta definido, así que siéntete libre de venir lo más cómodo posible (especialmente para el juego de team building que hemos preparado después de comer, es una sorpresa así que no se lo digas a nadie ;) )
Por cierto, esta es la dirección de correo electrónico de mi empresa[ insertardirección de correo electrónico] pero en caso de que tengas alguna duda y quieras una comunicación más directa aquí tienes mi número de teléfono: [insertar número de teléfono].
Al redactar un correo electrónico, hay que prestar atención al tipo de estilos de comunicación que se van a utilizar.
¡Estamos muy contentos de tenerte aquí! Nos vemos en tu primer día, ¡espero que lo disfrutes tanto como nosotros!
[introduzca su nombre]
Consejo rápido: Sabemos que la incorporación de un nuevo empleado a su empresa supone mucho trabajo. No porque sea agotador, sino porque requiere mucho tiempo tanto de planificación y preparación como de ejecución.
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Te recomiendo que leas formación sop y anlaysis swot para aprender más sobre ello. También le sugiero que eche un vistazo a los siguientes artículos
plantilla guía paso a paso, los mejores softwares de gestión de proyectos y sop para empresas
Relacionado: Qué son los PNT y por qué los necesita.
Formal
Asunto: Bienvenido a[nombre de la empresa]
Estimado[nombre del empleado],
Bienvenido a bordo de[nombre de la empresa]. Estamos encantados de tenerte en la empresa y esperamos empezar a trabajar contigo el 2 de abril. Nuestro horario habitual empezaría de 8 a 9 de la mañana. Sin embargo, recuerda venir a las 9:30 a nuestra oficina principal en [insertar ubicación de la oficina]. Así haremos una visita guiada para poder mostrarle las instalaciones.
Una vez en el edificio, pregunte al recepcionista quién es usted y él le entregará su tarjeta de identificación personal, así que recuerde traer su documento de identidad ese día.
Nuestro horario para el día de bienvenida será el siguiente:
- De 9.30 a 11.00 h: Recorrido por las instalaciones
- 11.00 a 12.30 horas: Reunión con el jefe de departamento
- De 12:45 a 13:30: Comida con el equipo en la cafetería
El código de vestimenta es informal.
Si tiene alguna duda, no dude en enviarme un correo electrónico o llamarme al [insertar correo electrónico y número de teléfono].
¡Bienvenido a bordo! ¡Esperamos verte en tu primer día! Eres de gran valor en esta empresa.
Saludos,
[introduzca su nombre]
Conclusión
Como puedes ver, estos dos correos electrónicos difieren en la forma, pero no en el contenido. Así que ten en cuenta adaptarlo a tu propia cultura y valores, no intentes interpretar un papel diferente, ¡sé real y sincero! Recuerda utilizar la metodología adecuada cuando trates con nuevas contrataciones y ahorra el 93% de tu tiempo haciéndolo con Uphint.