SOP en los negocios: qué es y tipos
¿Qué son los procedimientos normalizados de trabajo en la empresa?
SOP (PNT) significa procedimiento normalizado de trabajo. Es un documento que describe los pasos que deben dar los empleados para realizar una tarea determinada. Suele redactarse paso a paso con el objetivo de garantizar que todos los miembros del equipo estén de acuerdo.
Un SOP puede tener cualquier extensión y contener tantos detalles o tan pocos como sea necesario para garantizar que los empleados sepan lo que tienen que hacer y cómo deben hacerlo.
Los SOPS deben seguirse siempre de la misma manera para garantizar la coherencia de la organización.
¿Qué es una plantilla de SOP?
Una empresa utiliza una plantilla de PNT como punto de partida para redactar un PNT. Esta plantilla ofrece una pauta estructural básica para crear procedimientos operativos de forma rápida y eficaz. Contienen toda la información necesaria para redactar un PNT. El objetivo de las plantillas de PNT es estandarizar sus operaciones y asegurarse de que todos los miembros del equipo están en la misma página y preparados para completar las tareas con eficacia. La plantilla proporciona instrucciones detalladas que ayudarán a los lectores a seguir el proceso paso a paso.
Esencialmente, una plantilla de PNT dictará qué información debe figurar en el documento y la ubicación de cada tema.
El objetivo último de las plantillas de PNT es ofrecer una estructura coherente en todo el documento para que los lectores encuentren fácilmente la información que necesitan.
Plantilla SOP: Cómo redactar una plantilla
El primer paso para crear una plantilla y lograr el objetivo de coherencia consiste en establecer un estilo desde el punto de partida (fuentes, interlineado, secciones) con el fin de crear el mismo marco para cada PNT diferente.
Paso1: Si no conoce el proceso día a día y quiere saber cómo funciona, entreviste a las partes interesadas que conocen el proceso. El objetivo principal es empezar el PNT teniendo una idea clara de cómo funcionan las cosas.
Paso 2: Mejore su proceso. Mejore un proceso encontrando formas sencillas de agilizar los SOPS.
Paso 3: ¿Dónde va a documentar y cómo? Con Uphint puedes compartir fácilmente con tu equipo cualquier proceso. Uphint documenta cualquier proceso y lo convierte en una guía paso a paso al instante, y luego puedes copiar el enlace y compartirlo con las partes interesadas con las que trabajas.
Paso 4: Actualice su PNT. Con Uphint puede actualizar rápidamente su PNT cuando cambie un proceso. Sin esfuerzo, puede documentar un proceso automáticamente, por lo que cualquier cambio se captura rápidamente.
10 consejos para crear un sop eficaz
Cuando alguien dentro de la empresa está creando procedimientos, las plantillas de PNT pueden ayudar a cualquiera a ahorrar tiempo y esfuerzo y asegurarse de que no se pasa por alto ningún paso y se mantiene la coherencia. Así se explican claramente los pasos que hay que seguir para completar una determinada tarea.
Para ser eficaz, el PNT debe ser breve y fácil de seguir, y centrarse en cómo deben hacerse las cosas. Una vez hecho, el PNT debe actualizarse cada seis o doce meses para garantizar que sigue siendo relevante para la organización.
Los SOP pueden parecer estructuras rígidas sin flexibilidad. Pero el objetivo número uno de un SOP es simplemente dictar los pasos de una única tarea. Cuanto más eficientes se vuelven los procesos internos, menos dinero se gasta y más dinero queda disponible para invertir en iniciativas de crecimiento.
Durante la elaboración del PNT, debemos responder a estas viñetas:
1. Definir el objetivo de la tarea y por qué necesita un PNT
-¿Quién desempeña qué función?
-¿Qué hace cada función?
-¿Cuál es el objetivo del papel de cada persona?
2. Identificar el público
Los PNT se crean para los lectores del documento, y el objetivo principal es facilitar un documento bien redactado y fácil de seguir. Así pues, saber quién es el público guiará el nivel de detalle de nuestro PNT.
3. Utilizar un estilo coherente
El estilo depende de con quién hables o de dónde trabajes. Por ejemplo, si trabajas para una gran empresa, tu SOPS será más formal que el de un equipo de cuatro personas.
4. Determinar el formato del PNT
-Organigrama: Visualice procedimientos con varios resultados. También puede utilizar un diagrama de flujo como forma de visualizar sus PNT.
-Pasos sencillos: Suelen redactarse en forma de lista numerada o con viñetas, incluidos documentos como las directrices de seguridad. Es la mejor opción para procedimientos breves y fáciles de seguir.
-Pasos jerárquicos: A menudo se escriben como una lista con viñetas o numerada, pero este formato es para procedimientos planificados con muchos pasos, incluidos los pasos primarios, seguidos de otros más específicos.
5. Ser claro y conciso
Su objetivo es reducir la falta de comunicación, evitar errores y mejorar la eficacia. Utilice un lenguaje sencillo y sea breve. Involucre a sus empleados con una voz activa y proporcione comentarios útiles. Reducir los errores es posible si ha reunido toda la información principal. Uphint puede ayudarle a ser claro y conciso evitando documentar manualmente cualquier proceso y empezar a hacerlo automáticamente, convirtiendo cualquier proceso en una guía paso a paso en cuestión de segundos.
6. Evalúe los posibles problemas de su proceso
Una vez desglosado el proceso, es hora de analizar dónde es probable que las cosas vayan mal, dónde están los obstáculos que podemos descubrir.
7. Comprobar la información
Antes de elaborar un PNT, hay que asegurarse de que contiene toda la información necesaria. Asegúrese de que el documento cubre todos los pasos del proceso entrevistando a los empleados.
8. SOPS en digital
Hoy en día el entorno en la oficina es 100% digital, y la forma más eficaz de distribuir un PNT a través del equipo es digitalmente.
9. Ponga a prueba su PNT
Ponga a prueba su PNT pidiendo a las personas que realizan regularmente esta tarea que repasen los pasos que ha escrito. Repita el proceso de nuevo con alguien que no esté familiarizado con la tarea.
10. Actualizar Sop
Revise los procedimientos existentes y actualice los PNT si es necesario. Las empresas evolucionan constantemente. Conviene actualizarlos periódicamente para reflejar los cambios en los procesos y procedimientos.
Ejemplo de PNT en la empresa
Los SOP se utilizan con frecuencia en la contratación y formación de empleados. En este caso, los SOP pueden garantizar que la orientación y la formación de cada empleado sean coherentes y coincidan con la experiencia de sus compañeros. Para formar en el área de atención al cliente, ventas y marketing, los SOPS pueden utilizarse para explicar el proceso de prestación de servicios y los tiempos de respuesta, instruir en la gestión de quejas y comentarios de los clientes.
Unprocedimiento operativo normalizado debe tener
Los siguientes elementos estructurales suelen encontrarse en la mayoría de los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) que existen:
- Portada: Cada procedimiento tendrá un título único y un número de identificación, la fecha de creación o revisión, el departamento/empleados/equipo al que se aplica el PNT y, por último, el nombre y las firmas de las personas implicadas en el proceso.
- Alcance: ¿Cuál es la misión de la organización? Describa los límites del documento.
- ¿A quién va dirigido el documento? Identifique a las principales partes interesadas que seguirán y han seguido este PNT.
- ¿Cuál es la finalidad del PNT? Describa las metas y objetivos de la creación del PNT y por qué es importante seguir los pasos.
- Glosario de términos: Si el PNT utiliza abreviaturas lingüísticas específicas con las que quizá los lectores no estén familiarizados, debe incluirlas.
- Índice: Ayuda a resumir la información del documento en diferentes secciones para facilitar el acceso a los lectores.
- Una lista paso a paso de los procedimientos: Esta sección es donde el procedimiento se desglosa en instrucciones paso a paso con explicaciones de cómo realizar las tareas y cualquier información adicional necesaria para completar las tareas, tales como los requisitos reglamentarios, el equipo específico utilizado, la descripción de lo que hay que hacer para completar cada paso.
Mejoresprácticas
1. Informe a todo el mundo de que publica un nuevo PNT. Cuando el PNT esté listo, comunique a sus empleados que está disponible y que se espera que lo sigan.
2. Esté abierto a recibir comentarios. Asegúrate de que conoces a los empleados y quieres saber su opinión sobre el SOPS, por ejemplo, si les resulta claro o si faltan pasos.
3. Subpasos: Una vez que tengas el esqueleto del procedimiento, analiza y examina cada una de las tareas que has anotado y piensa en las subtareas necesarias en cada paso.
Desafíos a los que puede enfrentarse
Es posible que encuentres obstáculos de incomunicación a lo largo del camino. Veámoslos para que puedas evitarlos.
1. Necesita que todo el mundo entienda el PNT sin preguntar nada. Para conseguirlo, utiliza un lenguaje orientado a la acción.
2. Para que las directrices sean fáciles de seguir, vaya directamente al grano. Sea breve y directo.
3. Asegúrese de que la persona que redacta el PNT trabaja con los empleados que están familiarizados con la tarea para que cada paso se describa correctamente.
4. Hazlo accesible.
Conclusión
Al final, cuando todos los miembros del equipo navegan en la misma dirección podemos conseguir las cosas más rápida y eficazmente. SOPS hace que ese viaje sea más navegable, siguiendo los pasos que nos llevarán al éxito.